辦公室搬遷

辦公室搬遷好麻煩?掌握搬遷3-3-2原則,快速恢復公司正常營業

當您正著手準備搬遷公司,該如何讓搬家作業順利進行,使公司快速回到營運正軌呢?其實在規劃搬家計畫時就可以做足功課,幫助搬遷過程更加順利,本篇整理出辦公室搬家前中後期的「3-3-2原則」,縮短搬家時間,幫助貴公司快速恢復營運狀態。

 

如何準備搬遷公司?規劃辦公室搬遷計畫3步驟

進行辦公室搬家前,可事先做好以下3個規劃準備,幫助您在搬遷時進展順利,縮短搬家時造成的營運陣痛期。

1.善用新辦公室配置圖確認搬遷擺放位置

新辦公室配置圖可幫助搬家公司將裝箱的物品及設備送至新的辦公位置,加速搬遷效率。另外,透過事先規劃機房線路,安排數據機、電話總機、分機、印表機位置,也能讓貴公司搬到新辦公室後,加快恢復正常營運狀態。

2.確認新地點搬遷狀況及動線

搬遷辦公室前,需確定新地點所屬的大樓建築能否順利執行搬遷作業,且在搬完之後還需要迅速恢復營運狀態,您可以先確認:

  1. 向新辦公大樓的管委會登記電梯使用,確保進行搬遷時不會遇到電梯佔用、維修的狀況。
  2. 檢查新地點的水電供給是否正常,如有需要先向自來水管理處及台電申請恢復使用狀態。
  3. 確認新地點的電話線和網絡運作是否正常,是否需要聯絡電信公司提前處理架設網路。

若能確保以上3項,幫助貴公司搬遷時更能順利進行。

3.規劃辦公室搬遷人力

進行辦公室搬遷時可分派任務給每位員工,如跟隨搬家公司監督搬運作業、負責檢核確認搬運物品清單、打掃新舊辦公室、及新辦公室物品擺設等事項,都可交由特定的員工負責。

 

執行辦公室搬遷流程3階段,順利完成公司搬遷程序

Moving_office

到了實際執行搬遷階段,可以參考以下3個執行步驟,加速貴公司的搬家過程。

辦公室搬遷流程1:選擇合適的搬家公司

要找到服務品質優良又可以配合的搬家公司,可以查看搬家公司的資歷、搬遷案例及網友評價,同時詢問搬家公司是否提供以下服務:

  • 提供硬體設備(如冷氣)拆解服務
  • 提供打包服務
  • 可配合下班時間進行搬遷
  • 免費提供紙箱
  • 提供包材購買服務

提供越多貼心服務的搬家公司,才能幫助企業行號加快完成搬遷過程,快速恢復營業狀態。

辦公室搬遷流程2:將設備裝箱打包分門別類

在搬遷前需將公司的辦公設備及員工物品進行整理分裝,如機房設備、數據機、印表機、投影機、大型文件收納櫃等公用設備集中,同時請員工將個人座位的所有物品、設備打包裝箱,標示姓名、部門,方便搬運時送至新的辦公區域,同時建立裝箱的搬遷物品列表,有助於搬遷後一一核對各項物品及所在部門位置。

辦公室搬遷流程3:參與搬運過程,加速恢復營運

讓受指派的員工確實參與搬家任務,如監督搬家公司、核對搬運物品,及佈置新辦公室等事項,當搬家公司完成搬運後,更需要員工同心協力將設備、物品擺放出來,加速恢復公司營運。

 

辦公室搬家完成後,需注意2大重點

完成辦公室搬遷後,還有2件事要做!記得向客戶及公部門更新公司地址,更改公司在網路、郵局的聯絡資訊,同時也要清理留在舊辦公室的廢棄物,才是大功告成。

1.更改公司通訊地址

搬遷至新的辦公地點後,便需通知客戶新的公司聯絡地址,同時更改企業官網、臉書粉專、Google商家、黃頁等公司資訊。同時,也需到中華郵政官網線上申請郵件改投、改寄,幫助公司業務書信往來暢通。

2.向環保局申報回收舊辦公室的廢棄物

由於法規規定,舊辦公室的大型廢棄物不可隨意棄置,您可向當地環保局通報,請清潔隊前來處理。或者,也可以請專業搬家公司打掃舊辦公室,以保持公司良好聲譽。

 

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