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公司搬遷沒煩惱|辦公室搬遷、工廠搬遷前後注意事項一次看

搬家不只是個人或家庭才有的需求,如果辦公地點或廠房位置不再能滿足公司營運需求,自然也需要規劃辦公室搬遷或工廠搬遷。但比起個人搬家,辦公室或工廠有大量的文件、家具、機具設備需要轉移,這時候委託給搬遷公司就是一個好選擇,搬遷時需要注意哪些事?以下統整搬遷的規劃與時程資訊,帶您了解如何做好搬遷前的準備工作。

 

辦公室搬遷的注意事項|分析搬遷前後的處理方式

辦公室搬遷前:

搬遷辦公室是1項重大工程,為了讓搬遷過程順利,可以從以下3個面向進行準備。

1. 行政準備:決定搬遷日期時間、分配人力

華人社會在意風水與良辰吉日的傳統大多仍在,除了挑一個適合搬遷的好日子,最好也考量當天的交通狀況,避免交通尖峰時段影響搬遷,決定了搬遷日期與時間後,最好提早佈達給辦公室同仁,讓大家可以打包自己的個人物品,也能一同協助公共區域的整理。另外,可以將搬遷工作細分成不同項目並指派負責人,例如:跟隨搬遷公司監督作業、新舊辦公室打掃、辦公室設備物品定位等,讓整個過程更有效率、人人各司其職。

2. 打包準備:個人物品、公司設備、大型家具

建議由辦公室同仁的個人物品開始整理起,裝箱後標示個人名字以方便搬遷後的定位,其次一同打包公司的設備(例如電腦、影印機、投影機、檔案等),電子設備、易碎品最好用防撞的包材保護好,同類型的物品可以整理在一起並標示,最後再做大型家具的防撞、防刮措施。

3. 搬遷目的地確認:新辦公室配置、水電線路恢復、預約電梯及搬運路線

搬遷前可以先複印1份新辦公室的配置圖,提早規劃好各項設備與物品的定位,可以加快搬遷後物品搬運及定位的進度,並確認水電、電信線路都能正常運作。此外,搬遷目的地若是有電梯,可先致電管理員告知當天的搬遷需求,以避免遇到電梯維修或是占用的情況。

 

辦公室搬遷後:盡快恢復工作空間

搬遷後若能盡快恢復正常工作,更能降低搬遷產生的不必要損失。

1. 行政業務:更改公司通訊地址

除了通知客戶公司通訊地址的變更,企業的官網、Google商家、粉絲專頁或公司黃頁也不要忘記更新,若是擔心通知搬遷期間沒能收到信件,可以上中華郵政網站申請郵件改投

2. 環境整理:盤點物品、檢查設備儀器是否損壞、物品定位

為了避免爭議,搬遷後最好立即盤點物品以及檢查設備是否有在搬運過程中遺失或損壞,才能第一時間釐清責任做處理。接著再將各式物品定位,恢復正常功能。

3. 風水祭祀:讓公司有個好兆頭

如有相關信仰,可以找個好日子做重新開工的祭祀或是風水擺設,讓公司營運有個好兆頭、步步高升。

延伸閱讀:辦公室搬遷好麻煩?掌握搬遷3-3-2原則,快速恢復公司正常營業

 

工廠搬遷的注意事項|分享搬遷前後的準備方法

工廠搬遷準備

工廠因為有大型的機具設備或是大量的貨品,搬遷比一般的搬家或辦公室搬遷複雜得多,但台灣土地寸土寸金,常因為土地規劃或是其他因素而導致廠址需要搬遷。以下關於工廠搬遷建議提供給您,希望能助您順利搬遷。

 

工廠搬遷前:

1. 制定詳細搬遷規劃:

首先是新工廠的空間配置,若是需要搬運大型設備,沒有一次就定位,日後要移動也非常麻煩,因此最好先確認新工廠的空間,包含各樓層的承重、電力供給、位置走線都是適當的,搬遷流程才會更順暢。除了空間配置,由於搬遷過程複雜,搬遷的日期、時間、人員執掌、物品清冊、打包SOP等都有詳細的規劃為佳。

2. 清點搬運物品:

除了確認搬運的品項,各種機械設備的防撞和運送需求也要明確提出,例如有大型設備可能需要吊車運送上樓,或是需要特別防護的機械設備,將物品與需求分類整理好,以便和搬遷公司順利溝通,也能避免搬遷後找不到東西。

3. 根據需求挑選合適的搬遷公司:

每家搬遷公司提供的服務與報價可能不盡相同,盡可能仔細地列出需求有助於尋找合適的搬遷服務,例如貨品量大需要較多車、或是精密儀器需要避免碰撞等,也可以讓搬遷公司根據需求進行足夠精準的報價。

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工廠搬遷後:

1. 設備物品清點:

搬遷完成後最好立即進行物品清點,設備儀器也要確認有無因搬運過程導致的損壞,以確認沒有物品的遺失或損壞,避免責任歸屬的爭議。

2. 廢棄物清運:

廠房搬遷後通常會有一些廢棄物,除了化學類或醫療類廢棄物需要找專門業者處理外,搬遷公司亦有提供一般廢棄物清運的服務,可與搬遷公司討論。

以上就是關於辦公室搬遷、工廠搬遷的注意事項,想了解更多關於工廠搬遷資訊,請諮詢旺福搬家

 

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